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5 beneficios que mi Pyme obtendrá de la productividad personal

septiembre 10, 2013 — por Jeroen Sangers2

productividad personalLa productividad personal es, como su nombre indica, algo personal. Cuando hablo de la productividad personal, hablo de conseguir los objetivos personales y de la eficacia personal.

No obstante, pocas veces trabajas en solitario y por tanto, una mejora en tu productividad personal también influye a las personas que tienes a tu alrededor, como los compañeros directos, el departamento e incluso a nivel de empresa.

5 ideas clave detrás de GTD

junio 5, 2013 — por Jeroen Sangers3

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Hoy en día, Getting Things Done es uno de los métodos de productividad más populares. Su autor, David Allen, ha diseñado el método basándose en sus experiencias con cientos de directivos de grandes empresas. En este artículo quiero compartir cinco de sus observaciones, que forman la base de GTD.

1. La productividad personal consiste en dos ‘pilares’: obtener el control sobre tu trabajo de cada día    (gestionando correo, tareas, llamadas, etc.) y mantener perspectiva fijando objetivos. La mayoría de  las personas necesitan ayuda para gestionar las cosas de cada día, pero no tanto con la parte de los objetivos. Es decir que saben –más o menos– lo que quieren, pero no cómo conseguirlo.

2. Es más fácil organizarte que recordar cosas. El cerebro no está hecho para gestionar tareas.

El tiempo no tiene la culpa

marzo 20, 2013 — por Jeroen Sangers6

ClockQuería publicar este artículo hace una semana, pero no he tenido tiempo para escribirlo.

¿Suena creíble? Pues, no lo es. En la última semana he tenido un total de 168 horas; más que suficiente para escribir un artículo de 350 palabras. La realidad es que he decidido usar estas horas para otras tareas y actividades.

Una navidad de alto nivel

diciembre 22, 2012 — por Jeroen Sangers6

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Para muchos de nosotros, navidad significa recibir regalos y comer bien con la familia o los amigos. Para otros también es un evento religioso o simplemente unos días de vacaciones. Para mi, navidad es el momento oportuno para reflexionar sobre mi trabajo y mi vida más allá de las tareas y proyectos.

Refrescamos la memoria: en el libro Getting Things Done, David Allen habla de seis distintos niveles para organizar la vida, utilizando la metáfora de las alturas de un avión: la pista de aterrizaje (acciones concretas), 3.000 metros (proyectos actuales), 6.000 metros (áreas de responsabilidad y roles), 9.000 metros (objetivos a corto plazo), 12.000 metros (visión a larga plaza y estrategia) y 15.000 metros para tus valores, tu visión y la esencia de tu vida.

En mi opinión, navidad es el momento idóneo para revisar estas dos últimos niveles, la visión a largo plazo y nuestro propósito.

¿Por qué?

¿Es importante saber cuál es el propósito de la vida? Yo creo que sí. Sólo si has definido una visión, sabes a dónde quieres llegar y por qué. Sólo si has creado tu mission statement personal, sabes qué metas a largo y corto plazo valen la pena y sabes cuales de tus proyectos coinciden con tu visión. Si todavía no has definido tus 15.000 metros te hace falta visión y probablemente pasas el día haciendo cosas que ayudan a otros personas que sí tienen su visión claro: tu jefe, tus clientes, …

¿Cómo hacerlo?

Hay dos estrategias para definir tu visión: usando la parte derecha (intuitiva) del cerebro o usando la parte izquierda (lógica) del cerebro.

Para definir tu visión de forma emocional e intuitiva, simplemente escribes El propósito de mi vida es: en una hoja de papel y apuntas la primera respuesta que encuentras. Continúa apuntando respuestas hasta que, más o menos 20 minutos más tarde, has encontrado una respuesta que realmente te emociona.

Si prefieres usar la lógica en lugar de tus emociones, recuérdate que siempre puedes usar los niveles de perspectiva en ambos direcciones. Es decir, tus metas a corta plaza definen qué proyectos valen la pena, pero también son los proyectos que te alcanzan a tus metas. Si eres consciente de qué tareas te gusta hacer, sabrás qué proyectos te hacen más feliz. Seguramente son justo estos proyectos que te llevan a la vida idónea en 2 años. Usa el razonamiento para analizar qué te hace feliz, extrapola los resultados y al final encuentraras el propósito de tu vida.

¡Felices fiestas!

Planificar tus tareas también es trabajo

junio 28, 2012 — por Jeroen Sangers2

TodoTenemos mucho trabajo que hacer; de hecho, hay más trabajo que horas. Nuestra reacción natural a esta carga es dedicar más horas haciendo el trabajo. Salimos una hora más tarde de la oficina, hacemos menos pausas para tomar un café y llevamos el trabajo a casa para continuar durante el fin de semana.

Trabajamos más, porque creemos que existe una relación entre las horas que dedicamos al trabajo y los resultados que obtendremos. Hay situaciones dónde realmente podemos observar esta relación, como por ejemplo en las grandes fábricas.

Trabajo de conocimiento

No obstante, la gran mayoría de los profesionales actuales son trabajadores de conocimiento, profesionales que usan más su cabeza que sus manos para producir.

Aunque habitualmente pasamos unos ocho horas al día en la oficina, algunos estudios muestran que nuestra cabeza solo es capaz de concentrarse durante más o menos seis horas. Las dos horas que sobran las invertimos para hablar con nuestros compañeros, hacer trabajo rutinario, consultar las redes sociales o intentar –sin éxito– de hacer más trabajo de calidad.

Trabajo de calidad

Las personas que intentan hacer el trabajo de conocimiento durante muchas horas al día, notarán que la calidad de su trabajo disminuye en las últimas horas. Al final del día es más difícil concentrarte, cuesta más encontrar soluciones creativas a los problemas y aumentan las posibilidades de cometer errores. En el caso extremo, estos errores pueden causar un resultado neto negativo para cada hora de trabajo extra: los fallos que cometas durante una hora de trabajo en estas condiciones requieren más que una hora de trabajo para solucionarlos.

Visto así, queda claro que no tiene mucho sentido trabajar hasta más tarde si ya hemos usado nuestras seis horas de concentración. Es posible usar estas horas para el trabajo rutinario que no requiere mucho enfoque, pero hay que preguntarse si realmente queremos invertir nuestro tiempo libre en este tipo de tareas.

Planificar tus tareas también es trabajo

En lugar de trabajar más horas deberíamos trabajar más inteligentemente. No es ninguna coincidencia que los países del norte de Europa tienen una productividad más alta mientras su horario tiene menos horas que en España.

Si queremos trabajar de esta forma, hay que decidir qué tareas queremos hacer en nuestras seis horas de concentración y guardar algunas tareas rutinarias para las dos horas con poca energía.

Especialmente cuando tenemos mucho trabajo, hay que parar un momento para planificar nuestro día, porque planificar nuestras tareas también forma parte del trabajo. Parece contradictorio, pero cuanto más trabajo hay, más tiempo tendremos que dedicar a la planificación.

Motivación para mejorar la productividad

abril 23, 2012 — por Jeroen Sangers4

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Después de haber escrito cientos de artículos sobre la productividad personal, he notado que hay dos tipos de personas interesadas en este tema.

El primer grupo son las personas que intentan de sobrevivir. Son gente que tiene demasiadas cosas pendientes y poco tiempo para hacerlo. Estas personas están buscando respuestas para motivarse, para combatir la procrastinación y para encontrar más tiempo libre.

El otro grupo consiste de personas que quieren hacer más cosas. Ellos tienen tantas ideas para proyectos interesantes que no saben cómo hacerlo todo. Están interesados en la productividad personal porque les permite disfrutar más de su trabajo.

Aunque ambos grupos están interesados en mejorar su productividad personal, he encontrado diferentes resultados.

Sobrevivientes y realizadores

Si la motivación es intentar hacer menos cosas, nunca vas a ser muy productivo. Aunque al principio notarás una mejora, porque te organizas mejor y porque has reducido la procrastinación, a largo plazo no llegarás al mismo nivel que alguien que realmente tiene la necesidad de realizar cosas. La razón es muy sencilla: si el objetivo es reducir el estrés, dejarás de mejorar una vez que ya no sientas este estrés. Si, por ejemplo, el objetivo es simplemente pasar un examen, estudiarás justo lo suficiente para obtener un 6 y, por tanto, será muy poco probable que tengas un 9.

Al contrario, si el objetivo es mejorar la eficacia para poder hacer más cosas, porque realmente disfrutas haciendo estas cosas, llegarás más lejos. El tiempo y la energía que has ahorrado trabajando más eficazmente, la usas para nuevos proyectos interesantes. Para estas personas no hay un momento de haber mejorado lo suficiente; siempre queda más por hacer. La productividad no es una manera de eliminar trabajo, sino un camino para aprovechar más el trabajo que haces.

¿Cuál es tu razón para ser productivo?

Si quieres mejorar la productividad para eliminar trabajo, no hay ningún problema. Yo pertenezco al otro grupo, pero esto no quiere decir que la otra perspectiva está equivocada.

¿Por qué motivo te has interesado en la productividad?

Porque no avanzamos, procrastinamos

abril 11, 2012 — por Jeroen Sangers6

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Una persona verdaderamente productiva tiene una característica muy importante: hace cosas.

Puedes planificar todo lo que quieres, usar el mejor gestor de tareas, tener el plan de proyecto más completo y dedicar semanas en desarrollar tus objetivos… todo esto no sirve de nada si al final no finalizas ninguna acción.

Pero esto no es todo: como hay más trabajo que horas, no es suficiente solo finalizar las tareas. Hay que hacer una elección: cuáles son las cosas que harás y cuáles son las cosas que dejarás de hacer. Hay que identificar las tareas importantes, las tareas que te dan más beneficios a largo plazo y dedicar tus esfuerzos a estas tareas.

Entonces, si realmente quieres ser productivo, solo hay que seguir estos dos pasos:

  1. Decidir qué vas a hacer (y por tanto, decidir qué no vas a hacer)
  2. Hacerlo

Parece fácil, ¿verdad? En la práctica no es tan fácil. A veces, aunque sabes claramente qué tarea es más importante, te dedicas a hacer otras cosas menos importantes. Aunque mañana es el deadline para entregar el artículo, antes de ponerte a escribir, primero consultas el e-mail. Y sabiendo que tu jefe está esperando el informe de ventas, primero organizas los papeles que tienes en la mesa. Eres consciente de que hay tareas importantes para finalizar, no obstante dedicas tiempo a otras cosas.

Este comportamiento se llama procrastinar. Existen varias razones porque procrastinamos y cada causa tiene sus soluciones. En todos los casos, el primer paso es ser consciente de lo que estás haciendo. Ahora mismo estás leyendo este texto. ¿Realmente es el mejor uso de tu tiempo? Espero que la respuesta sea un rotundo, porque la información en este blog te ayuda a mejorar tu forma de trabajar, dando mejores resultados a largo plazo.

El primer paso para combatir la procrastinación es analizar el uso del tiempo. ¿A qué tareas has dedicado más tiempo? Puedes hacer el control de uso de tiempo en una sencilla hoja de papel: cada 15 minutos apuntas qué estás haciendo en este momento. También puedes usar una hoja de Excel o una aplicación como RescueTime. Después de algunos días tienes suficientes datos para analizar cómo has usado tu tiempo.

Inténtalo durante unos días, los resultados te sorprenderán.

Hay más trabajo que horas

marzo 21, 2012 — por Jeroen Sangers8

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Parece una contradicción, pero hoy en día, en plena crisis económica, el volumen de trabajo que tenemos es más grande que nunca. Tenemos que avanzar nuestras empresas, hacer más eficaz a las instituciones públicas, y todo esto con menos personal. La única manera de hacerlo es trabajar más inteligente: elegir qué vale la pena hacer y qué hay que dejar de hacer.

Mira atentamente las acciones que tienes pendientes en este momento: hay 32 mensajes de correo sin leer en la bandeja de entrada, tienes que escribir tres presupuestos para clientes nuevos, dentro de una hora empieza la reunión departamental, hay que cambiar el aceite del coche, la semana que viene es el cumpleaños de tu pareja – ¿ya tienes regalo?, te gustaría aprender inglés, tienes que finalizar el informe sobre los resultados del proyecto, hay que planificar las sesiones de evaluación del personal, el antivirus no se actualiza, etc.

Tienes demasiado trabajo

Si tomas el tiempo para hacer un inventario completo de todas las acciones pendientes, tendrás al menos cien tareas. Necesitarás al menos un mes para finalizar todas estas tareas. El problema es que cada día recibes cincuenta emails y veinte llamadas con nuevas tareas. Cada día recibes más trabajo nuevo y el volumen total de cosas pendientes crece. Muchas veces apuntas estas tareas, pero ya sabes que no vas a tener la posibilidad de hacerlas.

Decir no

Está claro que hay que aprender a decir no, a descartar cosas que no son tan importantes del resto de tus tareas y proyectos. El mejor momento para eliminar trabajo es cuando recibes la petición de una tarea nueva. Si esperas más tiempo, tendrás una cosa más que está pidiendo tu atención; otra tarea en tu lista que ya es demasiado grande.
El único problema es, como saber qué tareas puedes descartar. ¿Cómo puedes establecer prioridades?

¿A qué te dedicas?

Básicamente hay dos razones para hacer una tarea: es una responsabilidad tuya o la acción te ayuda a lograr tus objetivos a largo plazo. Tus responsabilidades describen la situación actual: qué tienes que hacer y cuales son las cosas que no te pertenecen. Tus objetivos explican qué cambios quieres aplicar a esta situación actual. Si una tarea no es responsabilidad tuya ni te ayuda con tus objetivos, probablemente no deberías hacer esta tarea.

Tener claro cuales son tus responsabilidades y objetivos es un prerrequisito para poder descartar tareas. Si no tienes claro a qué te dedicas, acabarás con demasiado trabajo.

La productividad personal

marzo 1, 2012 — por Jeroen Sangers0

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En esta sección del blog hablaré de la productividad personal, pero ¿qué significa? Vamos a ver el significado de estas dos palabras.

Productividad

Existen muchas definiciones de la productividad, pero yo lo explico así:

“Conseguir los objetivos con el uso óptimo de recursos”.

Verás que mi definición de la productividad consiste de dos partes. Primero hay que lograr los objetivos, es decir producir algo. La segunda parte habla del uso de los recursos. No solo producimos algo, lo hacemos eficazmente. Así obtendremos margen para producir más cosas – o para hacer otras cosas. Observa que en esta definición encontramos los dos aspectos eficiencia y eficacia.

Personal

Siempre hablo de la productividad de personas individuales. Aunque casi nadie trabaja solo, una organización es la suma de las personas. Si queremos mejorar la productividad de la organización, tenemos que empezar con la productividad de las personas dentro de esta organización. Luego vendrán temas relacionados como la colobaración y la optimización de los procesos.

 

 

Eficiencia y eficacia

febrero 7, 2012 — por Jeroen Sangers4

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Hay dos maneras de mejorar la productividad personal: puedes intentar hacer las mismas cosas en menos tiempo o puedes elegir las cosas que haces con más inteligencia. En el primer caso estás mejorando la eficiencia de tu trabajo y en el segundo caso hablamos de incrementar la eficacia.

Obviamente, lo mejor es optimizar ambos aspectos de nuestro trabajo, para avanzar hacia nuestros objetivos con el mínimo uso de recursos. No obstante, en la práctica resulta muy difícil cambiar varios aspectos de nuestra manera de trabajar a la vez. Entonces, ¿por dónde empezamos? ¿Qué es más importante, la eficiencia o la eficacia?

El barco se hunde

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Para entender nuestra situación, podemos imaginarnos que somos capitanes de un barco. Como capitán tenemos dos responsabilidades: hay que controlar el barco –asegurarnos que el motor funciona bien, que tenemos suficiente comida, que la tripulación sabe qué hacer, etc.– y además hay que mantener el rumbo –verificar la brújula, planificar la ruta, etc.–.

Si nuestro barco se encuentra en una tormenta y se está hundiendo –algo parecido a la situación de muchos profesionales– queda claro qué tiene la prioridad en este momento: recuperar el control del nuestro barco. Cuando estaremos fuera de la tormenta, volveremos a ocuparnos de la ruta correcta.

Primero control, luego objetivos

Cuando queremos mejorar nuestra productividad personal, habitualmente empezamos a fijarnos objetivos. El problema es que para poder llegar a estos objetivos, hay que definir proyectos y crear más tareas. Si ya tenemos demasiado trabajo, queda claro que crear más tareas para cumplir nuestros objetivos no es la solución. Si queremos definir metas, primero necesitamos controlar nuestras vidas para tener espacio de maniobra.

En caso que nos falta ambos eficiencia y eficacia es mejor trabajar primero la eficiencia –el control– sin olvidar que más tarde hay que pensar también en el rumbo de nuestra vida.