El primer grupo son las personas que intentan de sobrevivir. Son gente que tiene demasiadas cosas pendientes y poco tiempo para hacerlo. Estas personas están buscando respuestas para motivarse, para combatir la procrastinación y para encontrar más tiempo libre.

El otro grupo consiste de personas que quieren hacer más cosas. Ellos tienen tantas ideas para proyectos interesantes que no saben cómo hacerlo todo. Están interesados en la productividad personal porque les permite disfrutar más de su trabajo.

Aunque ambos grupos están interesados en mejorar su productividad personal, he encontrado diferentes resultados.

Sobrevivientes y realizadores

Si la motivación es intentar hacer menos cosas, nunca vas a ser muy productivo. Aunque al principio notarás una mejora, porque te organizas mejor y porque has reducido la procrastinación, a largo plazo no llegarás al mismo nivel que alguien que realmente tiene la necesidad de realizar cosas. La razón es muy sencilla: si el objetivo es reducir el estrés, dejarás de mejorar una vez que ya no sientas este estrés. Si, por ejemplo, el objetivo es simplemente pasar un examen, estudiarás justo lo suficiente para obtener un 6 y, por tanto, será muy poco probable que tengas un 9.

Al contrario, si el objetivo es mejorar la eficacia para poder hacer más cosas, porque realmente disfrutas haciendo estas cosas, llegarás más lejos. El tiempo y la energía que has ahorrado trabajando más eficazmente, la usas para nuevos proyectos interesantes. Para estas personas no hay un momento de haber mejorado lo suficiente; siempre queda más por hacer. La productividad no es una manera de eliminar trabajo, sino un camino para aprovechar más el trabajo que haces.

¿Cuál es tu razón para ser productivo?

Si quieres mejorar la productividad para eliminar trabajo, no hay ningún problema. Yo pertenezco al otro grupo, pero esto no quiere decir que la otra perspectiva está equivocada.

¿Por qué motivo te has interesado en la productividad?

Nuestro compañero de Blog José Luis Gomez Ferrer de Couto (Pipo), nuesto amigo y bloguero del Blog hermano José Mª González, Josep Ros, Juan Manuel Rey (a quien no tengo el gusto aún de conocer), Javier Larrea (buen amigo que conocí en el ascensor del hotel del VMworld en Copenhage, no te había visto, chico, sorry) y este que suscribe (espero no dejarme a nadie, estamos en v 1.0). Felicidades a mis compañeros.

Desde estas líneas agradeceros a todos por el apoyo que me habéis prestado vuestro apoyo.

Como Pipo, espero veros en VMworld en Barcelona.

Un abrazo!

Puedes planificar todo lo que quieres, usar el mejor gestor de tareas, tener el plan de proyecto más completo y dedicar semanas en desarrollar tus objetivos… todo esto no sirve de nada si al final no finalizas ninguna acción.

Pero esto no es todo: como hay más trabajo que horas, no es suficiente solo finalizar las tareas. Hay que hacer una elección: cuáles son las cosas que harás y cuáles son las cosas que dejarás de hacer. Hay que identificar las tareas importantes, las tareas que te dan más beneficios a largo plazo y dedicar tus esfuerzos a estas tareas.

Entonces, si realmente quieres ser productivo, solo hay que seguir estos dos pasos:

1. Decidir qué vas a hacer (y por tanto, decidir qué no vas a hacer)
2. Hacerlo

Parece fácil, ¿verdad? En la práctica no es tan fácil. A veces, aunque sabes claramente qué tarea es más importante, te dedicas a hacer otras cosas menos importantes. Aunque mañana es el deadline para entregar el artículo, antes de ponerte a escribir, primero consultas el e-mail. Y sabiendo que tu jefe está esperando el informe de ventas, primero organizas los papeles que tienes en la mesa. Eres consciente de que hay tareas importantes para finalizar, no obstante dedicas tiempo a otras cosas.

Este comportamiento se llama procrastinar. Existen varias razones porque procrastinamos y cada causa tiene sus soluciones. En todos los casos, el primer paso es ser consciente de lo que estás haciendo. Ahora mismo estás leyendo este texto. ¿Realmente es el mejor uso de tu tiempo? Espero que la respuesta sea un sí rotundo, porque la información en este blog te ayuda a mejorar tu forma de trabajar, dando mejores resultados a largo plazo.

El primer paso para combatir la procrastinación es analizar el uso del tiempo. ¿A qué tareas has dedicado más tiempo? Puedes hacer el control de uso de tiempo en una sencilla hoja de papel: cada 15 minutos apuntas qué estás haciendo en este momento. También puedes usar una hoja de Excel o una aplicación como RescueTime. Después de algunos días tienes suficientes datos para analizar cómo has usado tu tiempo.

Inténtalo durante unos días, los resultados te sorprenderán.

Excelente velada con bocatas en Conesa y combinados “serios” en el Caribbean Club.

Un abrazo a todos.

Mira atentamente las acciones que tienes pendientes en este momento: hay 32 mensajes de correo sin leer en la bandeja de entrada, tienes que escribir tres presupuestos para clientes nuevos, dentro de una hora empieza la reunión departamental, hay que cambiar el aceite del coche, la semana que viene es el cumpleaños de tu pareja – ¿ya tienes regalo?, te gustaría aprender inglés, tienes que finalizar el informe sobre los resultados del proyecto, hay que planificar las sesiones de evaluación del personal, el antivirus no se actualiza, etc.

Tienes demasiado trabajo

Si tomas el tiempo para hacer un inventario completo de todas las acciones pendientes, tendrás al menos cien tareas. Necesitarás al menos un mes para finalizar todas estas tareas. El problema es que cada día recibes cincuenta emails y veinte llamadas con nuevas tareas. Cada día recibes más trabajo nuevo y el volumen total de cosas pendientes crece. Muchas veces apuntas estas tareas, pero ya sabes que no vas a tener la posibilidad de hacerlas.

Decir no

Está claro que hay que aprender a decir no, a descartar cosas que no son tan importantes del resto de tus tareas y proyectos. El mejor momento para eliminar trabajo es cuando recibes la petición de una tarea nueva. Si esperas más tiempo, tendrás una cosa más que está pidiendo tu atención; otra tarea en tu lista que ya es demasiado grande.
El único problema es, como saber qué tareas puedes descartar. ¿Cómo puedes establecer prioridades?

¿A qué te dedicas?

Básicamente hay dos razones para hacer una tarea: es una responsabilidad tuya o la acción te ayuda a lograr tus objetivos a largo plazo. Tus responsabilidades describen la situación actual: qué tienes que hacer y cuales son las cosas que no te pertenecen. Tus objetivos explican qué cambios quieres aplicar a esta situación actual. Si una tarea no es responsabilidad tuya ni te ayuda con tus objetivos, probablemente no deberías hacer esta tarea.

Tener claro cuales son tus responsabilidades y objetivos es un prerrequisito para poder descartar tareas. Si no tienes claro a qué te dedicas, acabarás con demasiado trabajo.

Es para mi un verdadero honor dar la bienvenida a Isabel Larraburu. Psicóloga española de origen uruguayo, Isabel Sánchez Larraburu ha colaborado con distintos medios de comunicación, realizando una notable labor de divulgación de temas relacionados con la Psicología.

Licenciada en Filosofía y Ciencias de la Educación (Sección Psicología) Universidad Central de Barcelona y Psicóloga colegiada en Barcelona, dominante del arte de las lenguas (Español, Catalá, Portugués, Francés, Inglés y Portugués)

Autora del libro “Atención Plena”, cito el comentario de Lecturalia para no ser reiterativo.

Una nueva teoría psicológica se está implantando en EEUU. Se trata del “Mindfulness”, la conciencia plena o la necesidad de concentrar toda nuestra mente en cada una de las actividades que hacemos. La multitarea se ha convertido en una de las mayores plagas de nuestro tiempo y en una de las razones que dispara nuestro estrés: mientras que hablamos por el móvil, hacemos la cena, vemos la tele y educamos a nuestros hijos. Nuestro cerebro no puede atender a todas estas tareas y por eso, además de no realizar ninguna correctamente, se estresa y empieza a fallar, a deprimirse, a no encontrar recursos para sentirse satisfecho y feliz. “Atención plena” propone una lectura que aborda toda esta problematica y constituye una útil herramienta para guiarnos en este tipo de situaciones que cada día son más comunes en nuestra sociedad.

En su larga historia profesional, destaca como pionera en España en el tratamiento de las crisis de pánico sin fármacos, aplicación de la técnica de Atención Plena, Mindfulness a la Psicología cognitiva, así como colaboración con el CAR de Sant Cugat, siendo, entre otros muchos cargos, Miembro Facultativo del Institut Dexeus y actualmente residente de su consultorio en Sant Cugat.

Como podéis ver, es una buena conocedora del Estrés y sobre todo de Mindfulness (Atención Plena) que para mí es una de las raizes primigenias de la productividad personal.

Buena amiga nuestra, colaborará con un post mensual sobre Atencion Plena, Estrés, Procrastinación…..

Isabel, benvinguda a casa teva

Simon Pierro, un mago americano parece haber tenido un pacto con Apple para hacer estas presentaciones (o no, ya sabemos como va esto).

Lo cierto es con unos trucos dignos de Copperfield nos muestra como puede ser la nueva pantalla Retina o como posiblemente podría gestionar las imágenes.

Si non è vero è ben trovatto, nos va ofreciendo ideas. Veremos.

Take care.

Licenciada en Informática, cuenta con casi 20 años de experiencia en el sector. Lambda Internacional fueron sus orígenes, pasando a la división de Gestión de datos de IBM. Posteriormente fue Directora de Ventas para el sector financiero y responsable de ventas Globales de BBVA. Desde 2010 ha venido desempeñando el cargo de Directora para España y Portugal en Compuware.

Deseamos a Mª Jose una muy larga y lucrativa carrera.

Productividad

Existen muchas definiciones de la productividad, pero yo lo explico así:

Conseguir los objetivos con el uso óptimo de recursos.

Verás que mi definición de la productividad consiste de dos partes. Primero hay que lograr los objetivos, es decir producir algo. La segunda parte habla del uso de los recursos. No solo producimos algo, lo hacemos eficazmente. Así obtendremos margen para producir más cosas – o para hacer otras cosas. Observa que en esta definición encontramos los dos aspectos eficiencia y eficacia.

Personal

Siempre hablo de la productividad de personas individuales. Aunque casi nadie trabaja solo, una organización es la suma de las personas. Si queremos mejorar la productividad de la organización, tenemos que empezar con la productividad de las personas dentro de esta organización. Luego vendrán temas relacionados como la colobaración y la optimización de los procesos.

También habíamos oído que el sistema de Facebook para montar los CPD era totalmente innovador.  Mi amigo Arseny Chernov desde Singapur nos pasa esta perla de youtube que no tiene desperdicio.

Gracias Arseny!

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