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PYMES: Cómo ahorrar en telecomunicaciones

julio 23, 2013 — por Agusti Argelich0

5 cosas que debería tener en cuenta una Pyme para ahorrar en telecomunicaciones

Nuestro amigo Josep Mª, titular del blog, ha tenido la deferencia y a la vez la temeridad de invitarme a colaborar y a publicar algún post, ¿a ver cuánto tardas en arrepentirte?.  Me ha sugerido que me estrene facilitándoos unos consejos para mejorar la gestión de los costes de telecomunicaciones. Deseo que os sean de provecho, los apliquéis, y me gustaría que me comentéis los resultados o me mandéis vuestras sugerencias.

Mantener los costes a raya siempre es importante pero más en las circunstancias actuales en que se trabaja con unos márgenes muy ajustados. Por ejemplo,  si tenemos un margen bruto de un 10%, de cada 100 € facturados nos quedan 10 para gastos. Para pagar una factura a una operadora de 100 € necesitamos facturar 1.000 y cobrarlos. Por tanto, mantener los costes ajustados es crítico cuando no vital.

Como todos sabéis el mundo de las telecos es apasionante, pero también es  muy tumultuoso. Nuevos servicios, múltiples cambios de tarifas, cada operadora tarifica distinto, etc. De vez en cuando hay sorpresas mayúsculas y a veces muy desagradables. Salí de viaje y llego un cargo de 3.000 €. (Ejemplo). ¿Cómo podemos gestionar este asunto?,  ¿Qué buenas prácticas podemos implantar en nuestras empresas y en nuestras líneas particulares?

1)     Leerse la factura cada mes. Hay que repasar la factura para detectar usos incorrectos y para comprobar que se están aplicando las condiciones acordadas. Al menos una vez al año, es muy recomendable comparar nuestros precios con las condiciones de mercado.

2)     Llevar inventario de recursos y servicios contratados al día. Se estima que las empresas tienen al menos un 15% de recursos sin utilizar y por tanto susceptibles de darse de baja. Cuando se tramita una baja hay que comprobar que efectivamente se ha cursado correctamente la baja y que ese concepto ha desaparecido de la siguiente factura.

3)     Fomentar  el autocontrol y el uso responsable. Hay que mantener informado regularmente a la organización sobre las condiciones que se tienen, los riesgos y cuáles son las mejores prácticas. Lo importante es avisar en tiempo real, la factura llega dos meses después. Por ejemplo en los smarphones es posible instalar una aplicación independiente del servicio de la operadora que alerta en tiempo real de los sobre consumos y del coste acumulado. La aplicación se paramétriza con  las condiciones contratadas para controlar los costes reales. Además de avisar de una incidencia al usuario, avisa al gestor, que dispone de una consola de supervisión de la flota.

4)     Reclamar. Si se detecta un error en la factura hay que quejarse. Si hay dudas hay que preguntar. Las operadoras son conscientes de que se equivocan, hasta en su propia contra. Si no nos están aplicando los precios acordados hay que presentar una reclamación. Si se tiene razón, con cierta lentitud, pero siempre devuelven los sobrecostes, incluso de periodos prolongados.

5)     Pedir ayuda. Si el problema nos supera, el volumen de coste es importante y los servicios contratados son múltiples y complejos, no disponemos de suficientes recursos, ni tenemos suficiente conocimiento interno en nuestra organización, o no tenemos referencia de cuáles son los precios de mercado, siempre se puede pedir ayuda o soporte externo a un consultor independiente. Cuando estamos enfermos vamos al médico o si tenemos un pleito a un abogado,  asesores externos. No pasa nada por pedir ayuda a alguien adecuado. Es importante que no sea un “consultor homologado”,  una forma poco elegante de llamar a los distribuidores, estás personas obviamente tendrá otros interés más importantes que el de conseguirnos las mejores condiciones.

Quedo a la espera de vuestros comentarios. También podéis consultar el grupo sobre TEM (Telecom Expenses Management) que tenemos en Linkedin.

Agustí Argelich – Presidente de Argelich Networks MS

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